Illusionen av att vara effektiv

Genom att arbeta med många uppgifter parallellt ökar risken att du sällan verkligen blir klar med dina uppgifter. Det är otillfredsställande för dig och ineffektivt för företaget. Det samma gäller också i större sammanhang, t.ex. i en organisation som bedriver flera projekt parallellt. Det är effektivt att göra klart sina uppgifter så tidigt som möjligt.

Vi ser tyvärr ofta att organisationer ofta har problem med att många projekt är regelmässigt försenade och lever inte upp till marknadens krav. På sikt är situationen ohållbar. Organisationerna kan dock leva i tron att de är effektiva eftersom de har så många projekt igång samtidigt.

En indikation på att organisationen har den typ av problem som vi beskriver här är att man upplever att det är ett problem med ansvar och åtagande i organisationen.

Åtagande leder till att de verkliga problemen kommer i fokus och åtgärdas

Många i organisationen är kanske nöjda med situationen och tycker man kan fortsätta som man alltid gjort, det brukar ju gå bra. En konsekvens av det är att organisationen inte är tydlig med vilken performance man verkligen har, vilket i sin tur leder till att nödvändiga förändringar inte görs.

Organisationen kan sakna tillräcklig förmåga att förstå vilka produkter eller tjänster som har de bästa affärsmöjligheterna. Därför arbetar man brett och vill prioritera allt för att öka chanserna att träffa rätt. Detta leder till en hög arbetsbelastning för dig och till att ”allt” är viktigt.

Allt man ska göra är inte roligt, men det blir inte bättre av att du väntar. Det du hoppas på då är att uppgiften egentligen inte är så viktig och om du väntar tillräckligt länge så behöver du inte göra uppgiften. Problemet är att du borde ha diskuterat om uppgiften verkligen måste göras.

En stark åtagandekultur kan hjälpa både dig och organisationen

Du kan använda dig av fyra steg för att stärka dina egna åtaganden, som din att göra lista är full av:
1.      Beskriv uppgiften och det förväntade resultatet så tydligt du kan.
2.      Kontrollera med dig själv att du är övertygad om att uppgiften är till nytta och att den verkligen 
         måste göras.
3.      Gör en enkel riskbedömning:
         - Har du gjort uppgiften förut?
         - Är uppgiften komplex eller enkel?
         - Kan du göra klart uppgiften utan att vara beroende av något eller någon?
         - Om du är du beroende av andra, har de gjort sin del av uppgiften förut?
         - Har du gjort uppgiften tillsammans med dessa andra tidigare?
         - Är du övertygad om att du kan leverera det kompletta förväntade resultatet i tid?
4.      Gör en detaljerad planering som du sedan håller dig till:
         - Hur många timmar går det åt för dig?
         - När ska uppgiften vara klar? När måste du börja?
         - Hur många timmar går det åt för andra som påverkas av uppgiften (fråga efter deras egen
           uppfattning)?
         - När ska dessa andra vara klara? När måste de börja?
         - Känner du att du har fått ett åtagande ifrån de du är beroende av?
         - Blir det väntetider för dig, då du kan göra annat? Om ja, när och hur länge?
         - Vad kan du göra under tiden, som du helst hinner klart med under väntetiden?
         - Hur vill du prioritera uppgiften? (Ge uppgiften en position i din att göra lista).

Om du känner dig osäker på uppgiften efter riskbedömningen, ta dig tid och fundera på vad det är som gör att du känner dig osäker. Skriv upp dessa ”hinder” och fundera vidare på om de i sin tur beror på någon ”grundorsak”. Fundera på vilka hinder som är störst och som behöver lösas först. Vem är bäst lämpad för att reducera hindret, du själv eller någon annan?

Nu har du kommit fram till en realistisk bedömning av uppgiftens svårighetsgrad. Det är troligt att du behöver göra något mer än vad som var uppenbart från början. Du behöver kanske utreda en del frågor och ta hjälp. Uppdatera beskrivningen av uppgiften och lägg till deluppgifter vid behov. Slutligen glöm inte att handskaka åtagandet med uppdragsgivaren. (Handskaka = gå igenom formuleringen av uppgiften, riskbedömningen och planeringen, skaka hand om ni är överens).

Ett råd på vägen

Det är svårt att arbeta med tydliga åtagande på egen hand. Om du följer de fyra stegen blir din egen performance tydligare för dig och för din omgivning. Du kommer att få både positiva och negativa reaktioner. Prime erbjuder därför seminarium för grupper då ni får träna er i ledarskapssituationer kopplat till att stärka åtagandekulturen i er organisation.

Avanmälan
Vänligen informera oss genom retur av detta mail om du inte längre vill vara med på vår mailinglista